Politica privind protecția datelor cu caracter personal

1. Introducere

RUCODEM – Uniunea Română a Producătorilor de Cosmetice și Detergenți (denumită în continuare „RUCODEM„), în calitate de Operator de Date cu caracter personalcolectează și prelucrează anumite date cu caracter personal despre persoane fizice.

Aceasta categorie de indivizi, cunoscuți și sub denumirea de „persoane vizate„, poate include reprezentanți ai membrilor, ai furnizorilor de servicii, parteneri, colaboratori, persoane de contact, participanți la evenimente, angajați și alte persoane ale căror dateRUCODEM le prelucrează după cum urmează a fi detaliat mai jos.

RUCODEM prelucrează date cu caracter personal în conformitate cu legile și reglementările aplicabile privind protecția datelor, inclusiv Regulamentul general privind protecția datelor („GDPR” – Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date și abrogarea Directivei 95/46 / CE).

2. Datele personale colectate

Datecu caracter personal înseamnă orice informațiiprivind o persoană fizică identificată sau identificabilă(“Persoana vizată”). O persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, propria identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

RUCODEM poate colecta următoarele categorii de date cu caracter personal în măsura în care este necesar pentru atingerea scopurilor prezentate în această politică:

• Date de identificare, cum ar fi numele, prenumele, fotografiile;
• Datele de contact, cum ar fi adresa de e-mail, numărul de telefon, adresa poștală;
• Informații personale, cum ar fi vârsta, data nașterii, sexul, cetățenia;
• Date financiare, cum ar fi detaliile contului bancar;
• Date educaționale și de profesie și ocuparea forței de muncă, cum ar fi universitatea, specializarea, funcția, angajatorii din trecut;

În majoritatea cazurilor, RUCODEM colectează date cu caracter personal direct de la persoanele vizate, dar uneori poate obține date cu caracter personal de la terți (cum ar fi angajatorul persoanei vizate sau de la o autoritate publică).

3. Scopul prelucrării și durata de păstrare a datelor cu caracter personal

RUCODEM prelucrează datele personale ale candidaților care solicită posturi de muncă la RUCODEM numai în scopul activităților de recrutare, pe baza unui interes legitim ce constă în demersuri întreprinse la cererea persoanei vizate in vederea încheierii unui contract individual de munca.

RUCODEM nu păstrează aceste date mai mult decât este necesar, adică numai în perioada de finalizare a recrutării pentru respectiva poziție.

Ca parte a activităților sale generale, RUCODEM prelucrează date personale în următoarele scopuri:

3.1.       Comunicarea cu membrii și administrarea colectării cotizațiilor de membru

RUCODEM are interese legitime în prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor de contact ale membrilor, ale persoanelor de contact numite în Consiliul Director, ale grupurilor de lucru și în scopul administrării calităţii de membru și colectarea cotizaţiilor de membru.

RUCODEM, de asemenea, în conformitate cu obligațiile legale cu privire la organizarea adunărilor generale și a reuniunilor consiliului director, prelucrează datele reprezentanților membrilor.

Durata de păstrare: Pe durata dețineriicalității de membru, dar nu mai mult de 4 ani de la data încetării acestei calități. Daca reprezentantul membrului va fi înlocuit in aceasta perioada, datele fostului reprezentant se păstrează pentru o perioadă de 4 ani de la data luării la cunoștință a modificării.

3.2.      Derularea formalităților ce privesc încheierea, executarea si încetarea contractelor încheiate de asociație

RUCODEM are interese legitime în prelucrarea datelor cu caracter personal ale reprezentanților, persoanelor de contact și angajaților ai entităților cu care RUCODEM are servicii contractuale, servicii de consultanță.

Durata de păstrare: Pe durata desfășurării contractului, dar nu mai mult de termenul legal prevăzut in aceasta situație. In lipsa unui asemenea termen, durata de păstrare va fi de 4 ani de la data încetării contractului.

3.3.      Promovare, colaborare șirelații publice

RUCODEM prelucreazădatele de contact ale reprezentanțilorautorităților şi organismelor naționale / UE / internaționale, membri ai Parlamentului României si ai Parlamentului European, reprezentanți ai Comisiei Europene si ai statelor membre UE, organisme, profesori, membri și reprezentanți ai altor asociații naționale ale asociațiilor UE. Această prelucrare se întemeiază pe interesul legitim al RUCODEM ce constă în derularea formalităților pentru inițierea sau desfășurarea unor relații de colaborare.

Durata de păstrare: Pe durata desfășurării colaborării.

3.4.      Organizarea de evenimente, seminare, ateliere de lucru, conferințe

RUCODEM prelucrează datele de identificare ale persoanelor care se înregistrează/ confirmă să participe la evenimente, seminare, ateliere, conferințe organizate de organizație în scopul gestionării înregistrării și participării la astfel de evenimente pe baza necesității să își îndeplinească obligațiile de organizator al evenimentelor în condițiile generale care sunt acceptate în mod expres de către persoane fizice și/ sau pe baza consimțământului pentru furnizarea anumitor date cu caracter personal.

Durata de păstrare: Pe durata dețineriicalității de membru, dar nu mai mult de 4 ani de la data încetării acestei calități. Daca reprezentantul membrului va fi înlocuit in aceasta perioada, datele fostului reprezentant se păstrează pentru o perioada de 4 ani de la data luării la cunoștință a modificării.

Pentru prelucrările care se întemeiază pe consimțământ, datele se păstrează pana la retragerea consimțământului, dar nu mai târziu de datele indicate mai sus.

3.5.      Navigarea pe site-ul web

1. Atunci când vizitați Site-ul nostru web, utilizăm cookie-uri pentru a colecta automat informații cu caracter tehnic care pot identifica utilizatorul, tipul de browser de internet folosit pentru navigarea pe Site-ul nostru web, sistemul dumneavoastră de operare, denumirea domeniului sau gazda domeniului prin intermediul căruia utilizatorul navighează pe Site-ul web. Principalul scop al utilizării cookie-urilor este să vă ajute să aveți parte de o experiență de navigare îmbunătățită. Drept urmare, în măsura în care v-ați exprimat acordul cu privire la utilizarea cookie-urilor, le vom utiliza pentru a vă oferi o experiență personalizată și relevantă de navigare pe Site-ul nostru web și pentru a înțelege modul în care interacționați cu conținutul nostruinformațional. Pentru mai multe informații despre utilizarea cookie-urilor pe acest Site web și scopurile în care acestea sunt utilizate, precum și cu privire la posibilitățile de a controla și/sau dezactiva cookie-urile, vă rugăm să consultați Politica noastră privind cookie-urile care poate fi accesata aici.

Durata de păstrare: Pe durata sesiunii

3.6.      Contactul cu utilizatorii Site-ului web și gestionarea și tratarea cererilor și solicitărilor din partea acestora

Datele cu caracter personal ale utilizatorilor care contactează RUCODEM prin intermediul oricăruia dintre canalele de contact puse la dispoziție prin intermediul Site-ului web pentru a primi cereri și/sau solicitări de la utilizatori vor fi prelucrate în scopul menținerii contactului între părți, al gestionării utilizatorilor Site-ului web, al furnizării de servicii de asistență pentru utilizatori și al gestionării și soluționării unor astfel de cereri și solicitări.

Durata de păstrare: Pe durata procesului de soluționare a cererii/ soluționării, dar nu mai târziu de 3 ani de la data colectării acestora.

3.7.       Desfășurarea procesului de recrutare personal

RUCODEM prelucrează datele cu caracter personal primite de la candidații care aplică pentru posturile vacante în temeiul interesului său legitim de a întreprinde demersuri la cererea persoanei vizate in vederea încheierii unui contract individual de munca.

Durata de păstrare: Pe durata procesului de recrutare personal.

4. Transferul de date cu caracter personal

RUCODEM nu transferă date cu caracter personal în afara Spațiului Economic European (SEE), decât dacă este necesar și din motive legale.

În contextul operațiunilor descrise mai sus, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transferate in străinătatecătre state din Uniunea Europeana („UE”) sau Spatiul Economic European („SEE”).

Va informam prin prezenta ca orice transfer realizat de Asociatie intr-un stat membru UE sau SEE va respecta cerintele legale prevazute in GDPR. Unele dintre datele cu caracter personal enumerate in aceasta politica de confidentialitate sunt transferate catre state care nu asigura o protectie adecvata prelucrarii datelor cu caracter personal, dar doar in tari/ state in care dumneavoastra alegeti sa calatoriti cu noi.

In ceea ce priveste transferul catre state care nu asigura un nivel adecvat de protectie a prelucrarii datelor cu caracter personal, Asociatiava utiliza urmatoarele mecanisme pentru a asigura garantiile solicitate prin GDPR: clauzele standard care pot fi obtinute de la Asociatie sau consultate la adresarucodem@rucodem.ro.

5. Drepturile persoanelor vizate și modul de exercitare a acestora

În calitate de persoană vizată, aveți următoarele drepturi în ceea ce privește datele personale pe care RUCODEM le deține în legătură cu dvs., sub rezerva restricțiilor legale aplicabile:

• Dreptul de acces la datele dvs. personale – aveți dreptul de a vă accesa datele pentru a ști care dintre datele cu caracter personal pe care le prelucrăm vă privesc și care sunt condițiile în care sunt prelucrate
• Dreptul la rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal incorecte sau incomplete – în anumite circumstanțe, aveți dreptul de a rectifica datele cu caracter personal pe care le considerați inexacte și care vă privesc, și care sunt supuse prelucrării de către RUCODEM, precum și dreptul de a solicita ștergerea datelor atunci când, printre alte motive, datele nu mai sunt necesare pentru scopurile în care au colectate.
• Dreptul la restricționarea prelucrării datelor dvs. personale – în anumite circumstanțe, aveți dreptul de a ne solicita restrictionarea prelucrării datelor dumneavoastră, caz în care vă informăm că vom păstra datele în legătură cu care ați solicitat restrictionarea prelucrării numai pentru exercitarea sau apărarea unui drept în justiție.
• Dreptul la portabilitatea datelor, adică dreptul de a primi datele personale care vă privesc într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit automat și de a transmite aceste date unui alt operator;
• Dreptul de a se opune întregii prelucrări sau a unei părți a prelucrării, atunci când este permisă în mod legal;
• Dreptul de a nu fi supus procesului individual de luare a deciziilor automatizate, inclusiv profilarea în limitele stabilite de lege;
• Dreptul de a retrage consimțământul în orice moment în care vă procesăm datele personale pe baza consimțământului dvs.
• Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea de supraveghere din România (ANSPDCP).

Dacă doriți să exercitați oricare dintre aceste drepturi sau dacă nu sunteți mulțumit de modul în care RUCODEM vă protejează confidențialitatea, trebuie să vă adresați cererea prin e-mail împreună cu o copie a codului dvs. de identitate (care va fi utilizată numai pentru a vă confirma identitatea), la RUCODEM, la următoarea adresă: rucodem@rucodem.ro.

Persoanele vizate nu vor fi taxate pentru exercitarea drepturilor mai sus detaliate, cu excepția cazului în care solicitările sunt nefondate sau excesive (de exemplu, repetitive). Într-un astfel de caz, RUCODEM poate refuza să acționeze în baza cererii.

6. Modificări la această politică

Această Politică privind protecția datelor poate suferi din când în când modificări și poate fi actualizată de către RUCODEM, după cum va fi necesar. RUCODEM vă va notifica cu privire la orice modificări materiale sau substanțiale ale prezentei și se va asigura că respectiva notificare este efectuată într-o manieră care asigură luarea acestora la cunoștință de către dumneavoastră, spre exemplu prin utilizarea adresei de e-mail pe care ne-ați furnizat-o,sau orice mijloace adecvate care să asigure o comunicare efectivă.

Ultima actualizare: 29 decembrie 2018